Belcotax: wat is het en hoe gebruik ik het?

Belcotax is enkel een verplichting voor Belgische verenigingen.

Bij Ordolio begrijpen we de uitdagingen waarmee verenigingen worden geconfronteerd bij het beheren van hun administratieve taken. Daarom introduceren we met trots onze nieuwe Belcotax-integratie, ontworpen om het proces van fiscale aangiften voor uw vereniging te stroomlijnen.

Belcotax is een online systeem ontwikkeld door de Belgische Federale Overheidsdienst Financiën. Het stelt verenigingen in staat om fiscale attesten voor hun leden elektronisch in te dienen. Deze attesten zijn noodzakelijk voor alle verenigingen die fiscale voordelen verlenen aan hun leden. Sinds 2022 is een vereniging verplicht deze attesten zelf online in te dienen.

Je aangifte verloopt via Belcotax-on-web. Via deze toepassing moet je een XML-bestand opladen. Dit XML-bestand bevat een uittreksel van alle leden die deel hebben genomen aan een betalende activiteit waarvoor ze in aanmerking kwamen voor een fiscaal attest.

Dit XML-bestand heeft een vaste structuur die niet gewijzigd mag worden. Dit kan nogal overweldigend en verwarrend lijken. Bij Ordolio helpen we je hierbij door het XML-bestand te genereren voor jou, dat alle nodige informatie bevat. Dit XML-bestand kan je dan opladen bij Belcotax-on-web.

Als je een XML-bestand genereerd voor je aangifte van een bepaald jaar dan vragen we wat gegevens op om je aangifte correct te kunnen doen.

Concreet betekent dit dat we kijken naar alle betalende activiteiten die je hebt georganiseerd in het gegeven jaar. Een gratis activiteit komt niet in aanmerking voor een fiscaal attest en zal dus ook niet meegenomen worden.

Per activiteit vragen we alle leden op die in aanmerking kwamen voor een fiscaal attest voor die activiteit. Een lid komt in aanmerking voor een fiscaal attest als:

• Het kind geregistreerd was voor de activiteit en effectief het inschrijvingsgeld betaald heeft

• Het kind jonger dan 14 jaar was op de dag van de activiteit. Indien het gaat over een meerdaagse activiteit, dan zullen alle dagen waarop het kind jonger was dan 14 jaar in aanmerking komen.

We bundelen de gegevens van alle leden en activiteiten en genereren hieruit een XML-bestand met alle data in die nodig is voor de aangifte.

Belangrijk! Voor een fiscaal attest te kunnen genereren voor een lid, hebben we het rijksregisternummer nodig van het kind en de ouder.

Dit rijksregisternummer vult de ouder zelf in wanneer het een fiscaal attest genereerd voor een activiteit via zijn dashboard. Meer informatie over hoe dat moet kan je hier vinden.

Eens de ouder eenmalig het rijksregisternummer van zijn kind en zichzelf heeft ingegeven, dan gebruiken we dit nummer voor de aangifte van alle activiteiten van dit kind.
Het is dus belangrijk dat de ouder tenminste één keer een fiscaal attest heeft gegenereerd en de rijksregisternummers heeft ingegeven.

Als dit niet het geval is, dan zal het lid niet mee opgenomen worden in de aangifte.
Laat dit zeker weten aan je leden.

Als je een fiscaal attest uitreikt, dan moet je altijd de gegevens van de certificeringsinstantie toevoegen. Een certificeringsinstantie is een organisatie die fiscale attesten kan en mag uitreiken. Dit is meestal een gemeente of een overkoepelende organisatie.

Ben je niet zeker wat jouw certificeringsinstantie is? Vraag het even na bij jouw gemeente of overkoepelende organisatie.

Eens je deze gegevens hebt, kan je deze instellen voor je vereniging.

1. Ga naar documentinstellingen

2. Ga naar de sectie "Certificeringsinstantie"

3. Vul de gevraagde gegevens in en slaag op

In de aangifte vraagt Belcotax je KBO nummer op.

Indien je een VZW bent, dan heb je al een KBO-nummer. Je kan deze sectie dan overslagen.

Ben je een feitelijke vereniging? Dan heb je geen KBO-nummer. Echter vereist Belcotax wel dat je een uniek nummer hebt om je vereniging te identificeren. In dat geval kan je een nummer aanvragen bij Belcotax die je mag gebruiken voor je aangifte.

Hoe je deze nummer aanvraagt kan je hier vinden: Hoe toegang krijgen tot Belcotax-on-web?

Eens je je nummer hebt ontvangen, kan je deze instellen voor je vereniging.

1. Ga naar documentinstellingen

2. Ga naar Belcotax

3.Vul je nummer in en slaag op

Eens je alle benodigde gegevens hebt ingevuld, kan je het XML-bestand laten genereren.

1. Ga naar Activiteiten

2. Ga naar de sectie "Belcotax" en klik op "Genereer XML"

3. Vul de gevraagde gegevens in

Vul het jaartal in waarvoor je de aangifte wilt doen. Voor maart 2024 moet je bijvoorbeeld de aangifte doen voor het jaar 2023. Vul dan het jaar 2023 in.

Het genereren van het XML-bestand kan even duren, naargelang het aantal inschrijvingen. Vul een emailadres in waar we het XML-bestand op mogen sturen eens het genereren voltooid is. Klik daarna op Genereer XML.

4. Kijk je mailbox na en download het bestand in bijlage

Nadat het XML-bestand gegenereerd is, zal je een email krijgen met het bestand in bijlage. Dit kan soms even duren, dus geen nood als je de email niet direct aankrijgt.

Sommige gegevens zijn gegevens die ouders en leden zelf hebben ingevuld. Bijvoorbeeld hun geboortedatum, hun adresgegevens, hun rijksregisternummer,.. . Het kan dus zijn dat het bestand foute gegevens bevat indien een lid zijn gegevens foutief heeft ingegeven. Indien je een fout krijgt tijdens het opladen van het XML-bestand, moet je het betreffende lid aanspreken om zijn gegevens aan te passen of pas je het zelf aan in het XML-bestand. Hier kunnen we spijtig genoeg niet verder bij helpen.

Nadat je het XML-bestand hebt gedownload, kan je dit gebruiken om een BOW-bestand te genereren. Dit BOW-bestand kan je dan uiteindelijk gebruiken om je aangifte te doen bij Belcotax-on-web. De conversie van XML naar BOW gebeurt via een toepassing van de Belgische overheid zelf.

Vind hier het stappenplan hoe je dit bestand kan omzetten en het dan gebruiken om je aangifte te doen.

Wij kunnen de aangifte niet voor jou doen! Enkel het genereren van het XML-bestand is niet voldoende. Volg dus zeker alle stappen die beschreven staan in het stappenplan.

Bekijk ook onze video over activiteiten:

We hopen je hiermee geholpen te hebben. Krijg je een foutmelding waar je niet aan uit kan en waarvan je zeker bent dat het niet aan foutieve gegevens in het XML-bestand ligt? Dan kan je ons bereiken via support@ordolio.com.