Hoe maak ik een evenement aan?

Een "evenement" op Ordolio kan variëren van een festival, fuif, publieke workshop, barbecue tot een quiz. Met Ordolio kun je eenvoudig evenementen organiseren en beheren, van inschrijvingen tot betalingen en communicatie. Volg de onderstaande stappen om je evenement aan te maken.

1. Ga naar de Evenementen & Activiteiten

   • Navigeer in het dashboard naar de sectie "Evenementen & Activiteiten". Dit is te vinden in het menu aan de linkerzijde van je scherm.

     

2. Klik op "Nieuw evenement"

   • Selecteer de optie om een nieuw evenement aan te maken. Hiermee start je het proces om een nieuw evenement in te stellen.

3. Kies voor het type "Evenement"

   • Je krijgt de keuze tussen verschillende types activiteiten. Kies hier voor "Evenement" als je een openbaar evenement zoals een festival, fuif of workshop wilt organiseren.

Volg onze handige wizard om je evenement te configureren.

Stap 1: Algemene informatie

• Naam van het evenement: Geef een duidelijke en pakkende naam aan je evenement.

• Beschrijving: Voeg een beschrijving toe die potentiële deelnemers informeert over wat ze kunnen verwachten.

• Omslagfoto: Upload een eigen foto of genereer er een met behulp van AI. Dit geeft je evenement een aantrekkelijke visuele presentatie.

• Datum en tijd: Stel de start- en einddatum in van je evenement. Vergeet niet om de juiste tijd in te stellen.

• Locatie: Vul de locatiegegevens in waar het evenement plaatsvindt.

Stap 2: Zichtbaarheid

• Kies wie het evenement kan zien: Je hebt de optie om je evenement enkel beschikbaar te maken voor leden of openbaar voor iedereen.

• Doelgroep: Als je kiest voor het evenement enkel zichtbaar te maken voor je leden, kun je aangeven voor welke groepen binnen je vereniging het evenement bedoeld is. Als je het evenement met al je leden wilt delen, dan mag je dit veld leeg laten.

Al je evenementen die je organiseert komen tevoorschijn in je kalender en op het dashboard van je leden. Zo kunnen ze snel tickets kopen of zich inschrijven.

Als je evenement enkel bedoeld is voor leden, dan zal de link naar je evenementenpagina enkel maar toegankelijk zijn voor aangemelde leden, die al dan niet in de juiste groep zitten.

Als je evenement publiek is, dan is de link naar je evenementenpagina vrij beschikbaar.

Stap 3: Inschrijvingen en tickets

• Ticketverkoop: Stel de start- en einddatum van de ticketverkoop in. Je kunt ook het maximaal aantal deelnemers instellen.

• Tickets aanmaken: Voeg verschillende tickettypes toe, zoals "Early Bird", "VIP" of "Standaard". Je kunt ook keuzemenu's en kortingen toevoegen om het aantrekkelijker te maken voor je deelnemers.

• Attesten: Kies of deelnemers fiscale en deelnameattesten moeten ontvangen voor hun deelname.
  
  Indien je er voor kiest om attesten te genereren, dan vragen we ook de adresgegevens en rijksregisternummer op van de inschrijver/besteller. Dit is een wettelijke verplichting voor Belgische verenigingen zodat dit opgenomen kan worden in je Belcotax aangifte.

• Additionele informatie: Voeg vragen toe die je deelnemers moeten beantwoorden bij inschrijving. Dit kan variëren van dieetwensen tot T-shirt maten en ploegnamen als je een quiz organiseert.

Stap 3.1: Tickets aanmaken

Bij het aanmaken van tickets voor je evenement kun je verschillende opties configureren om ervoor te zorgen dat je deelnemers de juiste keuzes hebben bij het inschrijven. Volg de onderstaande instructies om je tickets correct aan te maken:

1. Naam van het ticket: Geef een duidelijke naam aan je ticket. Dit kan bijvoorbeeld "Early Bird", "VIP", of "Standaard ticket" zijn, afhankelijk van het type ticket dat je aanbiedt.

2. Prijs: Stel de prijs in voor het ticket. Zorg ervoor dat de prijs duidelijk en correct is, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten.

3. Aantal beschikbaar: Geef aan hoeveel tickets van dit type beschikbaar zijn. Dit helpt om het aantal deelnemers te beperken en oververkoop te voorkomen.

4. Minimaal en maximaal aantal per bestelling: Hier kun je instellen hoeveel tickets een deelnemer minimaal en maximaal per bestelling kan kopen. Dit is handig als je wilt voorkomen dat een deelnemer te veel tickets koopt of als je wilt dat elke bestelling uit een bepaald aantal tickets bestaat.

5. Beschikbaarheid: Kies of het ticket alleen beschikbaar is voor leden of voor iedereen. Dit is vooral nuttig als je een onderscheid wilt maken tussen interne en externe deelnemers.

6. Voor- en achternaam vragen: Bepaal of je wilt dat deelnemers bij het kopen van een ticket hun voor- en achternaam invullen. Dit is belangrijk voor evenementen waar een persoonlijke registratie vereist is.

   De besteller zal altijd zijn gegevens moeten invullen, maar een besteller kan meerdere tickets in één keer bestellen. Als je deze optie aanvinkt dan vragen we ook per ticket een voor- en achternaam. Anders nemen we de voor- en achternaam over van de besteller voor elk ticket.

7. Keuzemenu's toevoegen: Als je extra opties wilt aanbieden bij een ticket, zoals maaltijden of merchandise, kun je keuzemenu's toevoegen. Je kunt bijvoorbeeld een menu maken voor "Drankbonnen" of "T-shirts" waar deelnemers uit kunnen kiezen.
   
   Optioneel kan je er ook voor kiezen om een meerprijs aan een optie te koppelen.

8. Kortingen toevoegen: Voeg kortingen toe voor specifieke groepen, zoals leden van je vereniging of voor deelnemers die in één bestelling meerdere tickets kopen. Dit maakt je evenement aantrekkelijker voor een breder publiek.
   
   Een ledenkorting zal van toepassing zijn op elk ticket dat een lid koopt.
   Een bulkkorting is een eenmalige korting dat van toepassing is op de gehele bestelling.

Na het invoeren van deze gegevens, klik je op "Ticket toevoegen" om je ticket op te slaan. Je kunt deze stap herhalen voor elk type ticket dat je wilt aanbieden voor je evenement.

Stap 4: Bevestiging en afronding

• Bevestig je evenement: Controleer alle ingevoerde gegevens. Als alles correct is, kun je het evenement publiceren door op "Maak je evenement aan" te klikken.

Gefeliciteerd! Je evenement is nu live en klaar om inschrijvingen te ontvangen. Gebruik de link om het evenement te delen met je doelgroep en houd je inschrijvingen bij via het Ordolio-dashboard.

1. Hoe kan ik een korting toepassen op mijn tickets?
Tijdens het aanmaken van een ticket kun je onder het tabblad "Kortingen" een specifieke korting instellen. Je kunt kortingen toewijzen aan leden of groepen, of zelfs een korting toepassen voor bulkbestellingen.

2. Kan ik een ticket beperken tot alleen leden?
Ja, tijdens het aanmaken van een ticket kun je ervoor kiezen om de beschikbaarheid te beperken tot alleen leden van je vereniging. Dit doe je door de optie "Alleen beschikbaar voor leden" aan te vinken. Alleen leden die aangemeld zijn tijdens het bestelproces kunnen dan kiezen voor dit ticket.

3. Wat gebeurt er als een deelnemer zijn ticket kwijtraakt?
Deelnemers kunnen hun ticket opnieuw downloaden via de bevestigingsmail die ze hebben ontvangen. Daarnaast kun je als beheerder tickets opnieuw versturen via het Ordolio-dashboard.

4. Ik heb een maximaal aantal deelnemers ingesteld op evenement-niveau, maar mijn totaal van aantal beschikbaar van mijn verschillende tickets overstijgt dit aantal. Hoeveel mensen zullen zich dan kunnen inschrijven?
Eens het maximaal aantal deelnemers is bereikt, dan zullen de inschrijvingen automatisch sluiten, ongeacht of het "aantal beschikbaar" van een ticket behaald is of niet. Indien je tickets allemaal uitverkocht zijn maar je maximaal aantal deelnemers nog niet is bereikt, dan zullen mensen geen tickets kunnen kopen aangezien ze allemaal uitverkocht zijn. Je kunt wel het aantal beschikbaar aanpassen om opnieuw mensen toe te laten.